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El documento electrónico y la relación telemática con validez jurídica

El documento electrónico y la relación telemática con validez jurídica

Soy Rafel Roig, nacido en Ulldecona (Tarragona) en 1981. Pertenezco a una de las primeras generaciones donde el hecho de tener un ordenador personal en casa empezaba a ser normal. A los 16 años tuve mi primer trabajo de verano como técnico de reparación de ordenadores Apple. Curiosamente, en Cataluña había 4 tiendas Apple en ese momento, Barcelona, Girona, Lleida y Ulldecona.

Conseguí este trabajo sólo por el hecho de que era uno de los pocos clientes domésticos y del municipio de la tienda Apple, pues su negocio estaba focalizado en la industria cerámica de la provincia de Castellón (Ulldecona limita Cataluña con la Comunidad Valenciana) y en aquellos momentos el uso de ordenadores Apple estaba muy poco extendido en los hogares.

Ya entonces pude comprobar la diferencia de formatos y la complejidad de interoperar entre los dos principales sistemas operativos y herramientas ofimáticas de aquellos momento: Microsoft y Apple. También he podido comprobar como, con el paso del tiempo, los documentos electrónicos que preparé para trabajos de clase del Instituto o la Universidad he perdido la oportunidad de abrirlos debido a la obsolescencia tecnológica.

documento electrónicoConvencido de que en el futuro todo debía poderse basar en una relación telemática y sobre la base de documentos electrónicos que se puedan abrir con el mismo contenido y forma durante el tiempo que sea requerido, y ante la eficiencia clara que aportan a los procesos y el respeto con el medio ambiente, he centrado mi carrera profesional en evitar que los ordenadores se conviertan en meros sustitutos de las máquinas de escribir.

Ahora, con unas leyes y unas tecnologías de gestión documental y firma electrónica maduras, el documento electrónico con validez jurídica puede ser una realidad y, por tanto, tenemos por delante una oportunidad clara de que cualquier tipo de documento pueda basarse en soporte electrónico. Ahora bien, hay que hacerlo bien y eso implica impulsar en una organización, pública o privada, un proyecto pluridisciplinar complejo.

En este ámbito, desde AGTIC Consulting, una empresa de la que soy socio, nos dedicamos al asesoramiento en la implantación de la gestión del documento electrónico y la relación telemática con validez jurídica. Tenemos conocimiento en las 5 disciplinas que consideramos clave en este tipo de proyectos:

1. Tecnológico, porqué es evidente que son requeridas herramientas tecnológicas que gestionen y preserven los documentos electrónicos y permitan la relación telemática.

2. Gestión documental, porqué sin unos adecuados instrumentos archivísticos que nos ayuden a configurar los sistemas informáticos, difícilmente clasificaremos y describiremos los documentos para facilitar su gestión, explotación y preservación posterior. Nos referimos, entre otros, al cuadro de clasificación, el vocabulario de metadatos, el catálogo de formatos documentales o el catálogo de tipologías documentales.

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– Seguridad de la información Diseñado por Freepik

3. Organizativo, porqué el documento electrónico cambia el paradigma de cómo hemos venido haciendo las cosas hasta ahora y no se trata de informatizar lo que hacemos en papel, sino de aprovechar las ventajas que nos confiere el documento electrónico.

4. Seguridad de la Información, porqué en un mundo cada vez más globalizado, donde las ciberamenazas pueden suponer la suplantación de la identidad y la modificación fraudulenta a gran escala de información y documentos y las relaciones se realizan por medios telemáticos, hay que establecer la seguridad adecuada para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la información, así como la resiliencia de los sistemas informáticos.

5. Jurídico, porque hay que el cumplimiento de las normativas vinculadas a los documentos que se gestionan determinante, por ejemplo, el tiempo que hay que guardar la documentación o cómo se hacen y se garantiza la validez jurídica de las firmas electrónicas. Además, en el ámbito de la Administración Pública hay que aprobar regulaciones propias que den validez a los procesos basados en documento electrónico como son, por ejemplo, una Política de Gestión del Documento Electrónico, una Política de Firma Electrónica o el procedimiento administrativo automatizado que produce actos con efecto jurídico sin intervención humana como, por ejemplo, un volante de empadronamiento.

Espero con mi profesión aportar mi grano de arena a que la sociedad del futuro sea cada vez más una sociedad de la información donde las relaciones se puedan llevar a cabo de forma telemática con plenas garantías de seguridad, así como eliminamos el papel de los procesos aprovechando las ventajas en términos de eficiencia y eficacia que nos brinda el documento electrónico con validez jurídica, además de la mejora del medio ambiente al reducirse el uso de papel y el consumo energético vinculado a los desplazamientos necesarios para las relaciones presenciales.

J. Rafel Roig subirats. Socio en AGTIC Consulting

Transformación Digital: el rol del mentor digital en la empresa

La transformación digital es un proceso complejo que requiere de una implementación específica según las capacidades digitales de los empleados. Este es el motivo por el cual se propone un nuevo puesto de trabajo, el mentor digital, con el objetivo de elaborar el plan de aprendizaje idóneo para que la adaptación al nuevo paradigma no vaya en detrimento de la productividad y la competitividad de la empresa.

Un estudio realizado por Adweek ha encuestado a 30 altos ejecutivos para comprender cómo están implementando la tecnología en sus distintas empresas en términos de organización, colaboración, intercambio de datos, marketing y monetización. Y todos coinciden en apuntar que a la hora de transformar a la compañía para adecuarla al nuevo escenario no solo vale con hacer cambios tecnológicos, sino que también hay que modificar la estructura de la empresa y hacer ajustes en la cultura de la misma. Así pues, no se trata solo de implementar nueva tecnología y confiar en que funcionará.

A partir de esta premisa, el informe, que incluye información de marcas como Lego Group, Hilton Worldwide y Deloitte Consulting, se concentra en encontrar el proceso de digitalización idóneo para no perturbar en exceso el funcionamiento interno y así hacer que la adaptación de los empleados al nuevo paradigma no vaya en detrimento de la productividad y la competitividad. He aquí la problemática que más asusta entre los altos ejecutivos, puesto que no todos están dispuestos a valorar a largo plazo la rentabilidad del proceso, aunque comprendan que tarde o temprano su implementación será inevitable.

Hay un miedo razonable: un 90% de las empresas tiene una falta de competencias digitales y este dato supone un lastre que no les ayudará en la transformación digital. El punto de entrada no es nada sencillo, y como solución se propone desarrollar estas capacidades con diferentes seminarios y clases prácticas, lo cual, según uno de los altos ejecutivos encuestados, conllevaría la creación de un nuevo puesto de trabajo, el mentor digital.

Este cargo tendría tres tareas fundamentales:

  • desarrollar un plan de estudio específico en base al grado de conocimientos previos de los empleados de la empresa en cuestión, que él mismo tendría que comprobar previamente;
  • ayudar a los empleados en el día a día con sus nuevos artilugios y sistemas de trabajo, una vez hayan completado los cursos introductorios;
  • y analizar semanalmente los resultados de la transformación tecnológica para detectar las carencias que aún necesitan formación complementaria.

Además, el mentor digital tendría que trabajar a partir de una agenda estratégica que calcule el tiempo necesario para una comprensión efectiva de las nuevas herramientas, con el consecuente objetivo de implementarlas de manera progresiva en los diferentes departamentos de la empresa. Es, pues, el encargado de marcar los tiempos para el correcto desarrollo de este método de aprendizaje.

Las claves de la transformación digital en las empresas son una cuestión candente, y el propósito de este cargo es enriquecer un proceso tan complejo como ineludible. Solo en el entorno laboral se probará su utilidad, pero de entrada se trata de una idea innovadora que no pasará desapercibida.

Tecnología, clave para definir los trabajos del futuro

En un contexto como el que vivimos, donde el mercado cambia a un ritmo vertiginoso, nos enfrentamos a la necesidad de dejar atrás el actual modelo de mercado laboral para acoger otro, radicalmente diferente. Pero no solo no debemos tener miedo a estos cambios, sino que debemos saber ver que se trata de una nueva oportunidad. Nuevas industrias aparecerán de la nada, y con ellas, nuevos puestos de trabajo y nuevas oportunidades laborales que eran inimaginables hace pocos años.

Así, aunque el futuro es un terreno que, por definición, nadie conoce, el presente nos ofrece pistas y tendencias, y la más clara es la tecnología. Cada vez están a nuestra disposición más estudios e informes que apuntan a ésta como la base de todos los trabajos que se crearán en los próximos años.

Así pues, se estima que, durante los próximos diez años, aumentará de forma exponencial la demanda de profesionales especializados en programación, marketing digital, big data y expertos en experiencia del cliente.

Según publica el diario El Mundo, de acuerdo con las previsiones macroeconómicas de la Unión Europea, hasta 2020 se crearán 900.000 nuevos puestos de trabajo tecnológicos. Se prevé una necesidad de entre 25.000 y 50.000 programadores y desarrolladores; entre 60.000 y 70.000 empleos en marketing y comunicación (community manager y marketing para el mundo móvil); entre 15.000 y 45.000 puestos relacionados con el diseño visual y la creatividad digital; y entre 10.000 y 14.000 destinados a la estrategia y gestión de negocio.

Aun así, actualmente la situación del empleo tecnológico en España es delicada, ya que faltan profesionales formados, y muchas empresas todavía no pueden abrir sus fronteras a la contratación en el resto del mundo. Por tanto, siguen teniendo muchas limitaciones para encontrar profesionales cualificados, entre ellas la de la movilidad geográfica.

La globalización como parte de la ecuación

Cómo mencionábamos ya en otras entradas de este blog, es necesario buscar un punto de convergencia entre la oferta y la demanda laboral, que, en el sector de las nuevas tecnologías, son dos variables cada vez más dispares. Y precisamente, esta convergencia puede encontrarse a través de ellas.

Los avances tecnológicos, pues, están modificando los hábitos de trabajo y los lugares donde éste se desarrolla. De hecho, desde el inicio de un proceso de búsqueda de candidatos hasta la contratación y realización del trabajo por parte del empleado, puede realizarse a on-line. Así, internet, y, sobre todo, las plataformas digitales específicas para la búsqueda de empleo son hoy la principal herramienta de búsqueda de empleo para un elevado porcentaje de la población activa. Por lo tanto, las TIC permiten agilizar el proceso de evaluación rompiendo con los límites del tiempo y del espacio, manteniendo los índices fiabilidad, validez y homogeneidad.

Así pues, las nuevas tecnologías rompen la barrera geográfica y permiten a las empresas encontrar el candidato mejor y más preparado para la realización de los trabajos tecnológicos especializados, aunque todavía queda mucho camino por recorrer para conseguir, efectivamente, la convergencia total entre la oferta y la demanda en el sector de las nuevas tecnologías.

“Escucha activa”, la clave para una buena reputación online

La revolución tecnológica que estamos viviendo supera cada día lo inimaginable. Es evidente que en los últimos años ha habido un cambio sustancial en la forma en que la sociedad se comunica, se informa y manifiesta sus opiniones, dejando al margen, cada vez más, a los medios y canales de comunicación tradicionales. Hoy, cualquier persona tiene la capacidad de comunicar lo que quiera y cuando quiera, y hacer que esa información llegue a millones de personas. Así, día tras día se publica una inmensa cantidad de información, opinión, estudios y otros contenidos a través de webs, blogs y redes sociales. Estos contenidos, unidos, crean tendencias y reacciones colectivas ante acontecimientos y noticias, personajes públicos, instituciones o empresas.

De la mano del crecimiento exponencial de Internet como nuevo medio de comunicación, nace el concepto de “reputación online”. Un concepto que ninguna empresa ni institución debería ignorar. De hecho, es casi obligado para cualquier compañía preocuparse por su reputación en la red, ya que hoy en día, la tendencia del usuario para tomar sus decisiones de compra es, principalmente, consultar opiniones reales sobre los productos que va a adquirir o los servicios que va a contratar. De esta forma, la opinión del usuario se ha convertido en una de las herramientas de marketing principales e imprescindibles para una compañía.

Por ello, de cada vez más, las empresas disponen de herramientas que les proporcionan información sobre esa reputación, a través de la “escucha activa”. La Escucha Activa consiste en utilizar herramientas que permiten analizar y condensar los datos extraídos de la red para conocer las opiniones de los usuarios, analizar el sentimiento hacia su marca o producto, controlar crisis, etc.

En definitiva, herramientas pensadas para dar respuesta a la creciente necesidad de obtener información de valor añadido a partir de la conversación online sobre una marca, producto o servicio.

La ESCUCHA ACTIVA es un servicio que tiene como objetivo monitorizar y analizar la información y opiniones que, día a día, los ciudadanos publican en internet a través de webs, blogs, medios de comunicación y, sobretodo, en las redes sociales. Todos estos contenidos individuales, sumados, crean tendencias y reacciones colectivas cuyo conocimiento es de gran valor para cualquier tipo de empresa. Esta tendencia, pues, se centra en escuchar todas estas opiniones, yendo a buscarlas en los canales donde se expresan libremente. Sólo es necesario tener la tecnología para acceder a esos datos, almacenarlos y procesarlos para su uso.

La Escucha Activa como fuente de valor añadido

Las empresas pueden encontrar múltiples utilidades en el manejo y análisis de los datos extraídos de las plataformas online:

 

  • Conocer su imagen online
  • Ver lo que se opina de marcas / productos / servicios / campañas
  • Analizar el sentimiento de las opiniones respecto a una marca
  • Medir la popularidad
  • Identificar influenciadores por sector/tema
  • Analizar el mercado y los competidores
  • Medir campañas y temáticas
  • Controlar crisis reputacionales
  • Crear contenido a partir de la conversación

Así, a través de la escucha activa, las compañías tienen la capacidad de llegar al fondo de las conversaciones que implican a la marca: saber qué se dice, quién lo dice, cuándo lo dice y porqué lo dice. Para ello se necesitan herramientas especializadas que permitan filtrar los datos y segmentar aquellos contenidos relevantes. De cada vez más, existen en el mercado diferentes soluciones empresariales para cubrir estas necesidades. Se trata de plataformas de monitorización exhaustiva que escuchan lo que dice la gente públicamente en internet sobe un conjunto particular de temas. Los datos recogidos se transforman en información valiosa sobre la reputación de marca, el servicio o el producto que se está monitorizando.

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